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Subscripciones “Data-Driven” en SSRS

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SQL Server Reporting Services es un producto que trae muchas cosas útiles para las organizaciones. Una de las cosas más atrayentes de este producto desde mi punto de vista eran las subscripciones que uno podía hacer a los informes que se alojaban en él. Estas subscripciones permitían que un reporte en un momento dado sea distribuido a varias personas, a través de un correo electrónico o un archivo físico en una ruta compartida dentro de la organización. Pero estas subscripciones no permitían mucha flexibilidad en lo que corresponde a los parámetros que se le pueden enviar a los informes o a los contenidos que le correspondía ver a cada una de las personas a las que se les distribuía los informes.

Entonces para solucionar este problema se procedió a realizar la respectiva investigación del tema y me encontré con un concepto nuevo que son las subscripciones “Data-Driven”. Este tipo de subscripciones si permiten lograr un control más granular sobre los parámetros que se le enviara al reporte para cada persona a la que se le distribuirá, consiguiendo así también el aislamiento de la información por persona o grupo de personas. En este articulo se procederá a explicar la configuración de este tipo de subscripciones dentro del SQL Server Reporting Services 2005.

Configuraciones Previas

En mi caso en particular, yo quería distribuir los reportes a través de un correo electrónico, para poder hacer esto tuve que configurar la cuenta de correo electrónico que usara el SQL Server Reporting Services. Para realizar esta tarea se debe de ingresar a la opción de “Reporting Services Configuration”, dentro de esta pantalla debemos ir hasta la opción de “Email Settings”

Dentro de esta opción debemos colocar la cuenta de correo con la cual el Reporting Services enviara los correos, además del servidor de correos que se usara. Una vez que se ingresaron estos datos se debe dar clic en el botón “Apply”.

Funcionamiento de una Subscripción “Data-Driven”

Para poder realizar una subscripción “Data-Driven” se debe tener muy claro su funcionamiento. Para entender cómo funciona se debe partir por el principio que indica que una subscripción de este tipo permite que para un mismo reporte se puedan enviar varias combinaciones de parámetros, ¿Cómo lograr esto?, con un set de datos obviamente, entonces la parte central de una subscripción “Data-Driven” es un “Subcription query” que es una sentencia SQL la cual retornara la lista de receptores de los reportes, además otros campos que pueden ser enlazados a parámetros del reporte u otras configuraciones del correo electrónico que se enviara.

Creando una Subscripción “Data-Driven”

Para crear una subcripcion “Data-Driven”, se debe acceder al servidor de Reporting Services a través del Web Browser.

Seguidamente se debe acceder al reporte al cual se desea realizarle la subscripción, y se debe de hacer clic sobre la pestaña de “Subscriptions”, donde aparecerá la siguiente pantalla, acá se debe hacer clic sobre el botón “New Data-Driven Subscription”.

Aparecerá el asistente de creación de la subscripción “Data-Driven”, acá pedirá datos básicos como el nombre de la subscripción así como el método de distribución. Además solicitara que se indique que data source se usara para obtener los datos de los destinatarios, para este caso usaremos la opción 2 que indica que el data source que se usara será solo para esta subscripción.

Una vez que se llenaron los datos solicitados se debe dar clic en el botón “Next >” el cual nos llevara a la siguiente pantalla. En esta nueva pantalla se deben llenar los datos del data source de lo que será el “Subscription Query”.

Se debe tener en cuenta que si se usa un usuario de dominio para conectarse al data source se debe especificar el dominio antes del nombre del usuario tal y como lo muestra la pantalla de arriba. Cuando termine de llenar los datos del data source debe presionar el botón “Next >”

En esta pantalla es donde se debe ingresar el “Subscription Query” que debe obtener los datos de los receptores del reporte así como otros datos adicionales que pueden ser usados para algunas configuraciones adicionales del correo electrónico o para los parámetros del mismo reporte. Luego debe hacerse clic sobre el botón “Validate” para probar que la ejecución del query este correcta tomando las credenciales ingresadas en la pantalla anterior. Si todo esta ok aparecerá el siguiente mensaje en la parte baja de la pantalla.

Una vez validado el “Subscription Query” se debe hacer clic sobre el botón “Next >”. Aparecerá la siguiente pantalla de configuración del correo electrónico.

En esta pantalla como se puede observar se podía especificar valores estáticos o provenientes del “Subscription Query”, una vez que se llenaron todos los valores a usar se debe hacer clic sobre el botón “Next >”, aparecerá la siguiente pantalla:

En la pantalla de arriba se deben especificar los valores para los parámetros del informe. Los parámetros pueden tomar valores estáticos o provenientes del “Subscription Query”. Cuando termine de colocarse estos valores se debe hacer clic sobre el botón “Next >”; aparecerá la siguiente pantalla:

En esta pantalla pide los datos de cuándo será procesada la subscripción. En este caso se usara un “Schedule” para que los correos se envíen periódicamente. Ahora hacemos clic sobre el botón “Next >”.

En esta pantalla se pueden escoger distintos tipos de “Schedule”, además del detalle de cada tipo de “Schedule”. Además se debe especificar a partid de cuando empezara a ejecutarse hasta cuándo será su último día de ejecución. Finalmente se debe proceder a dar clic sobre el botón “Finish”, el cual terminara de crear nuestra subscripción “Data-Driven”.

Written by dbamemories

julio 14, 2011 a 2:31 pm

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